Zen Habits: Um Guia para Gerenciar Seu Email em 20 Minutos por Dia
Você já se sentiu sobrecarregado com a quantidade de emails que chegam na sua caixa de entrada? Muitos de nós passamos horas lidando com eles. Mas e se eu te dissesse que você pode gerenciar seus emails em apenas 20 minutos por dia? Vamos explorar como isso é possível com as dicas de Leo Babauta.
O Desafio do Email
Recentemente, Leo fez um desafio com seu amigo Jesse: verificar emails apenas duas vezes ao dia, por 30 minutos cada vez. Eles decidiram que, se não conseguissem cumprir a regra, teriam que pagar $1.000! Essa quantia garantiu que eles se comprometessem com o desafio. Você também pode tentar isso! Encontre um parceiro de responsabilidade, defina termos claros e veja se consegue limitar suas verificações de email.
O Que Você Vai Precisar
Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente antes de começar:
- Um parceiro de responsabilidade: Ajuda a manter você no caminho certo.
- Um cronômetro: Para controlar o tempo.
- Uma lista de tarefas: Para organizar o que precisa ser feito fora do tempo de email.
Como Processar Email em 20 Minutos
Vamos falar sobre como você pode realmente processar seus emails em 20 minutos. Aqui estão as etapas que você deve seguir:
1. Defina um Cronômetro
Coloque um cronômetro para 20 minutos. Isso vai te ajudar a se concentrar e trabalhar de forma eficiente.
2. Trabalhe em Cada Email Individualmente
Revise seus emails um por um. Não pule para o próximo email até que tenha lidado completamente com o atual. Isso significa:
- Excluir ou arquivar: Se o email não é importante, jogue fora.
- Responder imediatamente: Se a resposta levar menos de 2 minutos, faça isso agora.
- Adicionar à sua lista de tarefas: Se o email requer mais trabalho, coloque-o na sua lista de tarefas.
3. Aja com Intenção
Enquanto você processa seus emails, faça isso com mindfulness. Pergunte-se:
- Estou sendo útil e claro?
- Como estou me sentindo fisicamente?
- Estou aproveitando este momento?
4. Agradeça e Feche sua Caixa de Entrada
Quando o cronômetro tocar, sinta gratidão pelo tempo que você teve para se comunicar. Feche seu email e resista à tentação de checar novamente. Foque em algo importante que você precisa fazer.
Dicas para Limitar o Tempo de Email
Se você perceber que está passando mais de 30 minutos em seus emails, considere estas dicas:
- Desinscreva-se de newsletters e promoções: Se não é importante, cancele a inscrição.
- Aceite que você não pode fazer tudo: Foque apenas nas tarefas importantes que você pode concluir em 20-30 minutos.
Perguntas e Respostas
Pergunta: O que significa processar emails em 20-30 minutos?
Resposta: Isso significa lidar com os emails — arquivando, respondendo e fazendo tarefas rápidas. Tarefas mais longas podem ser feitas fora desse tempo.
Pergunta: E sobre escrever emails? Pode levar muito tempo!
Resposta: Tente fazer respostas rápidas, com menos de 2 minutos. Para emails mais longos, use um documento de texto e escreva fora do seu tempo de 20-30 minutos.
Pergunta: Como você armazena links para ler depois?
Resposta: Eu uso o Instapaper, mas há outros serviços bons também.
Pergunta: Como evitar que a pasta de tarefas se acumule?
Resposta: Eu tento lidar com os itens da lista de tarefas quando minha caixa de entrada está fechada. Se acumular, dedico um tempo na semana para colocar tudo em dia.
Pergunta: Como decidir de quem se desinscrever?
Resposta: Se não sinto que preciso ler um email, eu me desinscrevo. Isso inclui newsletters e promoções.
